La recta final del año. El Q4 y cómo sobrevivir al estrés.

Por Javier Sotomayor
Responsable de Operaciones de OpenSistemas

Sin duda el último trimestre del año en el sector de las TIC es el más estresante a nivel comercial y operaciones de cualquier empresa. El final del año está a la vuelta de la esquina y es tiempo de comprobar si los objetivos del año se cumplirán o no. En caso de que no se cumplan, el Q4 se convierte en una carrera contrarreloj para intentar cerrar el año con los objetivos cumplidos.

Esto coincide también con el hecho de que los clientes suelen tener algo de presupuesto disponible y lo tienen que finiquitar antes de que acabe el año, con lo que entre los que quieren vender y los que necesitan comprar, se produce una vorágine de propuestas que van y vienen durante los últimos meses del año con un “quítame de aquí una cifra” y un “ponme aquí una persona más” para intentar cuadrar todos las números y que todo el mundo salga ganando en el proceso.

Además, se une el cierre de presupuestos del año siguiente, con lo que no sólo hay que ver cómo encajar lo que queda del presupuesto del año en curso si no dilucidar a qué se va a destinar el presupuesto, a grandes rasgos, del año entrante.

En el caso de una empresa de consultoría tecnológica como es OpenSistemas, cuya mayor porción de negocio se concentra en los servicios, esta situación impacta en otras áreas como, por ejemplo, la de recursos humanos. Aquí se unen dos factores, uno es el esfuerzo de final de año con proyectos que han de acabarse con premura, y otro los proyectos que están a la vista el año que viene, pero que en ningún caso están comprometidos. Esta situacióin puede acarrear que se realicen contrataciones para el pan de hoy y se convierta en el hambre para mañana.

Por todo esto, es importante mantener la calma y tener un cuadrante actualizado constantemente con el “pipe” de trabajos futuros, tanto de final del año como del siguiente. Una visión actualizada permite estimar de forma correcta tanto la cantidad de esfuerzo que suponen los proyectos como los recursos necesarios para saber quién va a hacer qué, cuándo y cómo. Esto último es un arte en este sector; saber cuadrar personas con proyectos minimizando el tiempo de desasignación es algo crítico para que el margen no se nos diluya en tiempos muertos que además son difíciles de controlar.

Si además tenemos en cuenta que cada persona que se contrate necesitará espacio físico en la oficina, material de oficina y equipo tecnológico, la empresa puede enfrentarse a un gasto importante sin tener aún muy claro si el año siguiente todos esos activos podrán rendir o al final se convertirán en una carga que afecte a los números de la empresa, cosa que ha sido el fin de muchas empresas que crecieron de esta manera y al final murieron de éxito.

En cualquier caso, es importante mantener el foco y, a veces, es mejor no meterse en todos los jardines y ser algo conservador a querer abarcar más de lo que se puede y acabar pagándolo en el futuro.