¿Cómo gestionamos las reuniones virtuales para que sean más eficaces?

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No es fácil dirigir o participar en una reunión virtual, ya que las “normas” se complican por la falta de presencia física.  Hay, no obstante, una serie de pautas que se deben seguir para asegurar un uso eficiente del tiempo de todos en nuestras reuniones virtuales:

 

Organízalas con tiempo e invita con antelación suficiente

Son días complicados para todos y la planificación puede verse trastocada prácticamente a cada hora. Teniendo en cuenta que la agenda de todos es muy cambiante, procura convocar las reuniones con tiempo suficiente para que todas las personas que deban participar pueden organizarse. Intenta consultar sus agendas antes de enviar las invitaciones para buscar huecos libres y que una reunión no se solape con otras que ya estén en las agendas de los compañeros.

 

Céntrate en lo importante pero ante todo, somos compañeros

Ahora más que nunca todas las reuniones deben tener un objetivo claro y conocido por todos los que van a participar en ella. Esto no quiere decir que no aprovechemos esos momentos en los que conectamos para ponernos al día con los compañeros. ¡Nos echamos de menos y es importante saber que es así!

 

¿Pongo la cámara?

Es una preferencia muy personal y dependerá de la situación de cada persona pero siempre que sea posible es recomendable activar la cámara. Y por varios motivos, además de ver una cara amiga 🙂

– La comunicación es más eficaz porque permite apreciar señales no verbales como gestos, reacciones, etc.

– Ponerle cara a la voz que nos habla facilitará la comunicación entre los interlocutores. Los gestos faciales humanizan las reuniones virtuales, y por eso es muy recomendable usar el vídeo.

– Si asistes a una reunión debes estar en la reunión, y no simultanear tareas que pueden dificultar que prestes la atención necesaria o que no entiendes bien lo que se dice y decide.

– No hace falta que te vistas de punta en blanco pero quítate el pijama y saluda a tus compañeros con una sonrisa, como todos se merecen.

 

¿Nos oímos y vemos todos bien?

Antes de entrar en materia asegurémonos que todos estamos listos. Saludarnos uno a uno nos robará solo unos segundos y, además de ser de buena educación, sabremos si todos  oímos y vemos bien.

 

Da espacio a todos para participar

Pasa en todas las reuniones, ya sean presenciales o virtuales: una o más personas hablan y hablan sin dejar intervenir a los demás… en reuniones online es más importante que nunca que nadie monopolice el discurso y dejar intervenir a todos los invitados ya que si no te importa lo que alguien tiene que decir ¿para qué le convocas?